15 Octubre 2019

9 claves de Isa Estrada para estar tranquilos por siempre

Wedding - Event planner
9 claves de Isa Estrada para estar tranquilos por siempre

Tranquilos felices por siempre. Es la promesa, simple, contundente y realista, que Isa Estrada, proveedora y amiga de esta Libreta morada, presenta a propósito de la renovación de su marca. Tranquilidad que lo es todo en la planeación de un matrimonio. Tranquilidad que para ella se traduce en brindar -a los novios- la información precisa, la compañía experta, la guía para no equivocarse y tomar buenas decisiones.

De forma generosa, Isa compartió con nosotros -y con ustedes- nueve claves a la hora de organizar un matri. Podrían ser más, por supuesto. Pero estos nueve tips que nos contó Isa tienen algo en común: se olvidan fácilmente porque parecen ser muy obvios. Y, sin embargo, no lo son. En cambio, son determinantes para que una celebración fluya como lo que es: un baile ensayado, planeado, donde la improvisación puede dañarlo.

1.  Sobre el lugar del matri. ¿Ya pensaron en el clima, el piso, la cocina, el bar, el ingreso, los vecinos, la planta eléctrica, los baños?
2.  Errores comunes en la marcación de tarjetas.
3.  ¿Quién va? Confirmación de asistencia.
4.  ¿Qué se debe inventariar?
5.  Un coctelito antes de la fiesta. ¿Moda o necesidad?
6.  ¿Por qué darle comida al staff?
7.  ¿Por qué la hora loca no es solo una moda?
8.  Comer, celebrar, comer. ¿Por qué tiene que haber cierta cantidad de comida por persona?
9.  Tipos de licores y presupuestos.

Ya les hemos dicho que, en esta Libreta, nuestro hobby es contar historias y con ellas, inspirarlas, guiarlas, ayudarlas. A Isa mil gracias por sumarse a esta intención. Estamos seguros de que estos consejos serán muy (muy) útiles para las que no tienen wedding planner y para las que sí, nunca está de más una recordadita.

1. SOBRE EL LUGAR

Fotos: cortesía Isabel Estrada.

Dicen que cuando se encuentra el lugar (como pasa con casi todas las cosas importantes de la vida), se siente una conexión. Este es. Sin embargo, queridas novias, hay muchos detalles que se olvidan revisar (mucho más, cuando es, por ejemplo, una finca familiar prestada). Así que, radar encendido en:

• El clima: ¿Qué pasa si llueve toda la semana? Si vas a instalar una carpa al aire libre, no solo tienes que preocuparte por el clima de ese día (que, desde aquí, te enviamos energías para que salga el sol), sino también cómo estuvo toda la semana para saber a qué enfrentarse.

• El piso: una fiesta al aire libre, no requiere instalar una carpa “y ya”. Hay que nivelar el terreno, saber cómo se comporta. Lo ideal siempre es poner piso y para eso, no olvides: quién lo hace, cuánto se demora, cómo queda el césped después.

• La cocina: uno de los puntos que quizás más se obvian. Los lugares que no están hechos para eventos, suelen tener las cocinas bastante lejos del espacio donde se va a celebrar la fiesta. Esto es muy importante preverlo, porque volvemos al tema del clima: ¿qué pasa si llueve? ¿cómo se desplazan los meseros? Además: hablar con el proveedor de catering para estar seguras de que la cocina está equipada con todo lo que necesitan es esencial.

Pd: hay algo conocido como el muerto, que es el lugar destinado para los desperdicios. Tampoco lo obvies.

• El bar: ¿dónde se van a servir las bebidas? Lo fundamental en este punto es que la parte donde están los utensilios (vasos, cucharas, tragos, ingredientes) esté cubierta para que el desorden no se vea.

• Ingreso: preguntar horas de montajes y desmontajes y si existe alguna tarifa. Cómo es el acceso al sitio de descargue (para poder decirle a todos tus proveedores si el ingreso tiene alguna restricción, si un camión de tantas proporciones cabe o no).

• Valet parking: si vas a contar con este servicio, es importante (diríamos que una exigencia) hacer una visita técnica para que las personas que lo van a realizar reconozcan el terreno.

• El staff: ¡bienvenidas al punto que más se olvida! El staff (fotógrafos, dj, banda, los del sonido, planeadores) tienen que contar con un lugar para dejar sus cosas, para comer, para estar. Depende de la cantidad de invitados, varía entre 10 y 40 personas… así que, anoten: no olvidar, no olvidar, no olvidar.

• Los vecinos: ¿es un lugar residencial o es un lugar destinado para eventos? El código de la policía cuenta con horarios específicos en ciertas zonas. No se les olvide preguntar esto si quieren una rumba hasta el amanecer…

• Planta eléctrica: como dato curioso, las plantas eléctricas son feas, grandes y, en ocasiones, ruidosas. Un montaje divino con un montón de cables atravesados no va a ser lo más estético. Les recomendamos hacer visita técnica.

• Baños: lo dejamos para el final por ser uno de los más más más importantes. Un cálculo: si tienes más de 100 personas, deberías tener (mínimo) dos baños para mujeres, dos para hombres y uno para personas discapacitadas.

Posdata: la inversión en una finca (prestada) o en un lugar que no fue hecho para eventos, siempre será superior. Hay que pensar en más detalles, invertir en ambientación y mobiliario. Pero sabemos que la conexión no se improvisa… Si ese es el que imaginaron: check list en mano 24/7.

2. MARCAR LAS TARJETAS

Volvemos a repetir aunque parezcamos cansonas: en eventos no hay obvios. Lo que no está escrito, no existe. Así que, a la hora de marcar las tarjetas, queridas novias, radar encendido en:

• Qué tan técnica eres tú o tu pareja para saber qué tipo de proveedor buscas. Si sabes del tema y lo tuyo es el perfeccionismo, sí o sí requieres de un calígrafo con experiencia. Nada de mi prima escribe bonito.

• No elijas el color a través de una foto. Asegúrate de hacer prueba inicial sobre el papel, porque muchas veces a las tintas les da por comportarse muy diferente…

• Revisa una, dos, tres, muchas veces la lista que le vas a entregar a quien marque las tarjetas. Nada de errores ortográficos, por favor.

• Si el plan del fin de semana es repartir tarjetas, pero no alcanzaron… No. No y no. Dejarlas en el carro aguantando sol no es la mejor opción: hay papeles que se dañan.

• WhatsApp, gracias por existir: avisa cuando dejes una tarjeta en la portería. Hay porteros que viven en la luna.

3. ¿QUIÉN VA? CÓMO CONFIRMAR ASISTENCIA

Como este numerito casi siempre es un dolor de cabeza (por costos, por ubicación, por tanto y por todo) confirmar quiénes van es una obligación. Es un trabajo de esos tediosos (sí, lo sabemos) pero necesario. Aquí sí que se obvian cosas. Queridas novias, radar encendido en:

• Experto, nivel top: la persona que va a confirmar tiene que saber casi todo (por no decir todo, muy detalladamente) sobre el evento. Algunos ejemplos para que entiendan mejor:

-Hola, Fulanita, te estamos llamando para confirmar tu asistencia al matrimonio de Pepita+Pepita… Y resulta que Fulanita es la mamá de la novia.
-Sí, confirmo asistencia. Te pregunto, ¿es lluvia de sobres o lista de novias? /Silencio porque la persona no sabe.
-¿Hace frío? / No, no te preocupes, es un clima muy cálido. Y resulta que es en Guarne.

Sí, pasa. Pasa aunque no lo crean. Por eso, capaciten a esa persona que va a llamar: cuanto más sepa del evento, mejor.

• La lista: esa persona que va a confirmar debería tener una lista con nombres y con parentescos: la mejor amiga, el papá del novio, la mamá de la novia… Y cuando hay parejas o familias, es recomendable ponerlos juntos para no llamarlos a todos: Familia XY (están invitados Luis, el papá; Ángela, la mamá, los tres hijos Pedro, Juan y Carlos).

• Un Excel: no hay que ser un geek para hacer un cuadro simple con cinco columnas: nombre-parentesco-asiste-no asiste-pendiente. De esta manera, los pendientes se vuelven a llamar para que resuelvan su situación (una semana antes hay que hacer el cierre, ¡por fin!).

• Tarjeta a la mano: tal cual. Con toda la información fresca por si hay despistados que no saben dónde es la ceremonia, la fiesta, cómo hay que ir vestidos…

• Alimentación tipo v: actualmente es un must. Preguntar (cuando se llama a confirmar) si hay alguien vegetariano, vegano, alérgico a algún ingrediente, celiaco. No queremos sorpresas ese día.

• WhatsApp, gracias otra vez: muchas personas no contestan números desconocidos. Lo ideal en estos casos es pedirle autorización a los novios para enviar un mensaje por WhatsApp y así confirmar más fácilmente.

4. QUÉ SE DEBE INVENTARIAR

Regla número uno: lo que no está inventariado, puede que exista, puede que no. ¿Encendieron el radar? Aquí vamos. 

• Por elemental que parezca: todo, todo, absolutamente todo lo que alquilas (por pequeño, por obvio, por minúsculo) hay que contarlo, inventariarlo: servilletas, platos, cubiertos, este cosito, esta cosita, mesas, vasos, copas, sillas. To-do.

• Planeador-contador: si tienes planeador(a), (¡qué fortuna!) es quien debe encargarse de contabilizar e inventariar. Dolores de cabeza quedan olvidados.

• Firmar: cuando el decorador/decoradora termina de organizar el salón y dejarlo divino, hay que contar también. Floreros, bases, tablas…

Pd importante: en un papel escribir lo que se contó y hacer firmar a esa persona para que quede constancia de lo que hay que devolver después.

• Fotos: un tip muy útil es tomar fotos generales y detalladas de lo que se entrega. ¿Se perdió algo? Las imágenes no mienten.

• Daños colaterales: cuando se recibe el salón, revisarlo muy bien: esquinas, baños, techos, infraestructura… Para que después no aparezcan huecos nuevos.

• Licor: ¡por supuesto se cuenta y se suma al inventario!
Tip 1: romper las etiquetas para evitar licor adulterado y separar tapas y botellas.
Tip 2: comparar botellas vacías vs. botellas abiertas.

5. UN COCTELITO ANTES DE LA FIESTA: ¿MODA O NECESIDAD?

Hace más de doce años, cuando los matrimonios eran exclusivamente en la noche, sí, sí hubiera sido una moda. Pero como la tendencia es disfrutar del atardecer antes de la fiesta, el coctel se convierte en una necesidad: tiempos más largos = hay que entretener a la gente. Novias, radar encendido en:

• Un gasto más: más comida, más trago, más mobiliario. Lo cierto es que hay que analizar si el presupuesto alcanza porque de lo contrario es incomodar a la gente (no está el espacio totalmente adecuado, no hay suficientes pasabocas o suficientes cocteles) y un matrimonio es una celebración, no una fatiga. Es preferible cambiar la hora (empezar más tarde) que hacer algo “por moda”.

• Iluminación: sí, la idea casi siempre con los cocteles es ver el atardecer. Sin embargo, aunque todavía hay luz natural, hay que prever las contingencias: si la misa se alarga o se retrasa, si hay mucho taco para llegar al lugar. Un coctel a oscuras no es una opción.

Alimentación: partamos de una verdad. En los matrimonios no se da comida “por antojo”. No: la gente tiene hambre porque en la mayoría de casos, estuvieron todo el día arreglándose, preparándose. Siguiendo este camino, las bebidas en el coctel deberían ser suaves, refrescantes para que no caigan mal. Los pasabocas: pequeños, pero suficientes.

6. POR QUÉ HAY QUE DARLE COMIDA AL STAFF

Suena tan obvio que parece mentira. Pero repetimos (hasta que lo memoricen como lo hicimos nosotros): nada es obvio. Si les estamos compartiendo estos tipos es, precisamente, porque hay a novias que les ha pasado (y no queremos que sean ustedes las próximas). Radar encendido:

• NO es un sánduche: si es cierto que la gente del staff no tiene que comer lo mismo que los invitados, también es cierto que tienen que comer bien. Eso quiere decir: comida caliente, sentados y en los tiempos que debe ser. Un sánduche es un snack y el staff lleva trabajando muchas horas (y le quedan otras más).

• Por turnos: el staff debe comer por turnos (estratégicamente) durante los tiempos muertos según el caso. Isabel Estrada recomienda que sea en este orden: fotógrafo y video, barman, dj, banda, sonido, planta eléctrica, logística.

• Minuto a minuto: el o la wedding planner, debe anotar en el minuto a minuto estos turnos de alimentación para que el director de catering los tenga en cuenta en el tiempo preciso.

7. POR QUÉ LA HORA LOCA NO ES SOLAMENTE UNA MODA

¿Cuántos creen que sí? Radar encendido en estos tres puntos: 

• La rumba necesita romperse, refrescarse, tener un quiebre para que la gente alcance el 100% de su ánimo. Por eso, no se hace ni empezando ni finalizando.

• Lo ideal es que tenga una temática y que, al menos, las dos primeras canciones tengan que ver con ella: coherencia es igual a conexión.

Pd: elegir bien los elementos. A las mujeres, por lo general, no les gusta taparse la cara. A los hombres, en cambio, sí.

• La hora loca, además de refrescar la rumba, también tiene un objetivo claro: fotos lindas, diferentes, llamativas.

Pd: hasta aquí llega el trabajo de los fotógrafos. Es el último momento de la fiesta donde todavía se pueden sacar buenas fotos.

8. COMER, CELEBRAR, COMER: ¿POR QUÉ TIENE QUE HABER CIERTA CANTIDAD DE COMIDA POR PERSONA?

Sin mucho preámbulo…

• Porque a la gente le da hambre (obvio, ¿cierto?).

• Porque está comprobado que en los eventos donde hay poca comida, la gente no está tan animada (obvio: la comida es felicidad).

• Tranquilas. No es ofrecer comida por cantidades industriales. Tampoco es como si fuera un evento organizado por la abuelita (que sirve y sirve y sirve sin parar). Isabel recomienda:

- Tres pasabocas por persona.
- Entrada+plato fuerte (si no hay esta modalidad, hay que asegurarse que lo que se dé, compense y sea suficiente).
- Una porción de postre o 3 mini postres.
- Para el final: dos mini perritos o dos mini hamburguesas por persona (normalmente, a esta hora el 20% de los invitados ya no está, pero es ideal hacer el cálculo sobre el 100%).

9. TIPOS DE LICORES Y PRESUPUESTOS

Para el final: el postre. Y con postre queremos decir, el tema más controversial. Aquí va:

• Presupuesto: ¿cuánto tengo? Si tengo uno muy amplio, sí y mil veces sí a tener una propuesta similar a la gastronómica. Es decir: innovadora, variada, dinámica. Si tengo un presupuesto ajustado: ¡por favor! No dar licor por moda, no hacer las cosas porque así se usa. Es mejor que todo tenga un sentido: ¿para qué gastar en champaña cuando el 90% de los invitados no la aprecia? Es mucho más auténtico (y coherente) que cada invitado brinde con el trago que eligió tomar esa noche (dentro de los que se ofrecieron) a que deje la champaña servida.

• Factor sorpresa: el licor puede convertirse en la sorpresa de la fiesta (un experto que los prepare a la medida, por ejemplo) y ser el factor diferenciador en ambientes donde todo se convierte muy predecible.

• No siempre se trata de plata. En cambio, casi siempre es de creatividad: de saber cómo se invierte, de leer el público, de ser auténtico con la esencia.

Para finalizar: perdonen la extensión, pero cada uno de los puntos vale la pena. Sobre todo, cuando se trata de tranquilidad y felicidad. ¡Toda la energía para ese día, de parte de Isa Estrada y de esta Libreta!

ESTE TEXTO FUE ESCRITO POR JULI LONDOÑO PARA LLM.

(EN INSTAGRAM LA ENCUENTRAN COMO @CARECOCO). HERMANA DE PABLO, DE SANTIAGO, DE FELIPE. PERIODISTA, ENAMORADA DE LAS LETRAS HECHAS LIBROS, HISTORIAS, VIAJES, CANCIONES DE SABINA. SU FIRMA TIENE –SIEMPRE– UN ESPACIO EN LAS PÁGINAS DE ESTA LIBRETA MORADA.

Comentarios

  • Jannethe Ordonez 16-10-2019 13:10

    Excelente

  • Maria 16-10-2019 20:10

    La mejor wedding!!!????

  • + (57) 4 4881630 + (57) 315 383 6348 + (57) 310 549 0848 info@lalibretamorada.com

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